Uma única lição sobre administração

Se este Blog pudesse transmitir uma única lição aos seus leitores, esta lição seria sobre a importância de ser Eficaz.

 

Eficácia e Eficiência são duas palavras muito parecidas, mas com conceitos bastante diferentes. Saber a diferença entre elas pode resultar no sucesso ou no fracasso de um projeto, no trabalho útil ou em seguir ordens que não levam a nada.
 


Qual a diferença entre eficácia e eficiência?

 

– Eficácia é saber qual é o trabalho a ser realizado.
– Eficiência é fazer bem algum trabalho.

 

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Embora a eficiência seja importante, a eficácia é dezenas de vezes mais importante.
 


Eficácia
Eficácia é parar para pensar e tentar responder a duas perguntas. O que deve ser feito? O que é o correto?

 

Ser Eficaz é fazer um trabalho que realmente agregue valor ao cliente. Não é o número de horas trabalhadas que importa, mas sim o resultado útil que saiu deste trabalho.
 


Exemplos

 

Eficiência é padronizar trabalho, de modo que o conhecimento fique explícito ao processo, e todos o possam executar da mesma maneira. Eficácia é analisar se o trabalho realizado realmente é o que interessa à pessoa que vai receber o resultado.

 

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Eficiência é vender exatamente o que o cliente pediu, nos prazos e na qualidade desejada. Eficácia é entregar o que realmente vai resolver o problema dele, mesmo que ele tenha pedido algo diferente, ou que seja mais barato do que ele tenha pedido. Não é porque o cliente pediu algo que o administrador deve dar isto, até porque o cliente pode não ter tanto conhecimento. Além de ser um vendedor, também ser um consultor. Hoje em dia isto tem até um nome, o Vendedor Consultivo.

 

O digitador mais rápido do mundo é muito eficiente, porque entrega um ótimo trabalho em menos tempo e com menos erros do que os outros. Mas isto não quer dizer que ele seja eficaz, se o que estiver digitando não servir para nada.

 

monkeys-typing.jpg

 

Note que o melhor digitador do mundo pode ser substituído por uma máquina, um scanner, ou um macaco treinado. O vendedor pode ser substituído por um catálogo e tecnologia de venda on-line. E o processo automatizado pode ser feito por uma rotina computacional, ou pode ser terceirizado para ser feito por um indiano que recebe um terço do salário.

 

Mas o escritor que dita o trabalho, o Vendedor que também presta consultoria e o administrador que cria os processos não podem ser substituídos por máquina alguma, porque são eles é que programam as máquinas. Máquinas não tem criatividade.
 


Uma última analogia, com o esporte de tiro ao alvo. Eficácia é ter um tiro com uma média próxima ao alvo, independente do desvio padrão. Eficiência é ter um desvio padrão baixo, independente do tiro estar acertando ou não ao alvo.

 

MediaDesvio

 

Primeiro deve-se ter a eficácia de conhecer  o alvo a ser atingido e descobrir o caminho para chegar até lá. Depois, vem a padronização, a melhoria, o ganho de eficiência.
 


TI Bimodal

 

 

Em termos da ideia de TI bimodal, primeiro é o modo rápido, da prototipagem e da adequação de processos – o modo eficaz. Depois, é o modo pesado, dos padrões fixos, estruturados, robustos – o modo eficiente.
 


 
São conceitos simples, mas é impressionante a quantidade de projetos furados e trabalhos que não agregam valor, focando a eficiência de projetos não eficazes.

 

Antes de fazer algum trabalho porque alguém mandou, que tal perguntar: qual o problema a ser resolvido? O que estou fazendo vai ajudar? O que mais deve ser feito? Este processo realmente precisa existir?

 

Eficácia é fazer a coisa certa, e eficiência é fazer certo alguma coisa, segundo o Mestre Peter Drucker.

 
Arnaldo Gunzi
Set 2015
 
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Lição de casa, também inspirada em Drucker: o que você vai fazer de diferente na segunda-feira, após ler este post?
 


Leitura recomendada:

Livro: O Gestor Eficaz

Livro: Introdução à Administração

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