Uma única lição sobre administração

Se este Blog pudesse transmitir uma única lição aos seus leitores, esta lição seria sobre a importância de ser Eficaz.

 

Eficácia e Eficiência são duas palavras muito parecidas, mas com conceitos bastante diferentes. Saber a diferença entre elas pode resultar no sucesso ou no fracasso de um projeto, no trabalho útil ou em seguir ordens que não levam a nada.
 


Qual a diferença entre eficácia e eficiência?

 

– Eficácia é saber qual é o trabalho a ser realizado.
– Eficiência é fazer bem algum trabalho.

 

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Embora a eficiência seja importante, a eficácia é dezenas de vezes mais importante.
 


Eficácia
Eficácia é parar para pensar e tentar responder a duas perguntas. O que deve ser feito? O que é o correto?

 

Ser Eficaz é fazer um trabalho que realmente agregue valor ao cliente. Não é o número de horas trabalhadas que importa, mas sim o resultado útil que saiu deste trabalho.
 


Exemplos

 

Eficiência é padronizar trabalho, de modo que o conhecimento fique explícito ao processo, e todos o possam executar da mesma maneira. Eficácia é analisar se o trabalho realizado realmente é o que interessa à pessoa que vai receber o resultado.

 

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Eficiência é vender exatamente o que o cliente pediu, nos prazos e na qualidade desejada. Eficácia é entregar o que realmente vai resolver o problema dele, mesmo que ele tenha pedido algo diferente, ou que seja mais barato do que ele tenha pedido. Não é porque o cliente pediu algo que o administrador deve dar isto, até porque o cliente pode não ter tanto conhecimento. Além de ser um vendedor, também ser um consultor. Hoje em dia isto tem até um nome, o Vendedor Consultivo.

 

O digitador mais rápido do mundo é muito eficiente, porque entrega um ótimo trabalho em menos tempo e com menos erros do que os outros. Mas isto não quer dizer que ele seja eficaz, se o que estiver digitando não servir para nada.

 

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Note que o melhor digitador do mundo pode ser substituído por uma máquina, um scanner, ou um macaco treinado. O vendedor pode ser substituído por um catálogo e tecnologia de venda on-line. E o processo automatizado pode ser feito por uma rotina computacional, ou pode ser terceirizado para ser feito por um indiano que recebe um terço do salário.

 

Mas o escritor que dita o trabalho, o Vendedor que também presta consultoria e o administrador que cria os processos não podem ser substituídos por máquina alguma, porque são eles é que programam as máquinas. Máquinas não tem criatividade.
 


Uma última analogia, com o esporte de tiro ao alvo. Eficácia é ter um tiro com uma média próxima ao alvo, independente do desvio padrão. Eficiência é ter um desvio padrão baixo, independente do tiro estar acertando ou não ao alvo.

 

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Primeiro deve-se ter a eficácia de conhecer  o alvo a ser atingido e descobrir o caminho para chegar até lá. Depois, vem a padronização, a melhoria, o ganho de eficiência.
 


TI Bimodal

 

 

Em termos da ideia de TI bimodal, primeiro é o modo rápido, da prototipagem e da adequação de processos – o modo eficaz. Depois, é o modo pesado, dos padrões fixos, estruturados, robustos – o modo eficiente.
 


 

São conceitos simples, mas é impressionante a quantidade de projetos furados e trabalhos que não agregam valor, focando a eficiência de projetos não eficazes.

 

Antes de fazer algum trabalho porque alguém mandou, que tal perguntar: qual o problema a ser resolvido? O que estou fazendo vai ajudar? O que mais deve ser feito? Este processo realmente precisa existir?

 

Eficácia é fazer a coisa certa, e eficiência é fazer certo alguma coisa, segundo o Mestre Peter Drucker.

 
Arnaldo Gunzi
Set 2015
 
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Lição de casa, também inspirada em Drucker: o que você vai fazer de diferente na segunda-feira, após ler este post?
 


Leitura recomendada:

Livro: O Gestor Eficaz

Livro: Introdução à Administração

A estratégia barbell e a TI bimodal

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Estratégia Barbell

O que é melhor, arriscar muito, arriscar pouco, ou ter um risco médio?
 

A maioria das pessoas intuitivamente escolhe o caminho médio. Exemplificando com finanças, trabalhar com opções na bolsa de valores é muito arriscado, gerando ganhos e perdas gigantes. Colocar na poupança é o que tem menor risco, mas gera pouco retorno. Então, as pessoas escolhem algo entre esses extremos.
 

A estratégia barbell é o oposto desse caminho médio. Barbell é um haltere de exercícios, aquele que tem dois pesos em cada ponta e uma barra no meio. A estratégia consiste em deixar a maior parte dos recursos em algo muito conservador, e colocar a parcela restante em algo extremamente volátil, ou seja, apostar nas pontas e evitar o caminho do meio.
 

Este termo foi criado por Nassim Taleb (Black Swan, Antifragile). Colocar-se na parte conservadora garante que, aconteça o que acontecer, você não quebre, sobreviva a imprevistos. Colocar uma parte dos recursos na parte arriscada te expõe aos riscos positivos, se algo der certo, impulsiona tudo.

 


 

TI bimodal

A área de TI (tecnologia da informação) é tradicionalmente lenta, pesada, cheia de processos amarrados num ERP chato.
 

Bimodal é algo que tem dois modos, dois picos em locais opostos. Teria o modo tradicional da TI, chato, lento, pesado, estruturado. Mas também teria um modo rápido: prototipagem rápida, teste de conceitos, modelos simples feitos em excel, flexíveis, desestruturados. Mais ou menos assim: a TI ágil entrega soluções simples e rápidas, testando conceitos até que o processo rode bem. Depois de alguns meses, chega a TI tradicional, para implantar soluções mais estruturadas. Um é o que abre caminho na estradas, e o outro é o que pavimenta com asfalto.
 

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O conceito de TI bimodal se encaixa bem na estratégia barbell. É um bom conceito.


 

Ágil

No começo, os trabalhos de desenvolvimento não tinham muita metodologia. Alguém sentava do lado de quem desenvolvia, pedia algo e isto era feito. O problema era que o escopo mudava, as ferramentas evoluiam, e dava um retrabalho enorme modificar tudo.
 

Aí surgiu o conceito tradicional de desenvolvimento de projetos. Havia a especificação do que deveria ser feito. Com base nessa especificação entrava o desenvolvimento. Mas o problema é que escrever a especificação demora muito, e o cliente NUNCA sabe o que quer. E não é por culpa do cliente, mas devido às circunstâncias: ele pode enxergar outras oportunidades ao longo do projeto, ou o escopo pode mudar, ou o mundo pode mudar. E, então, temos hoje a TI amarrada, que demora meses para dar uma solução que não resolve o problema do usuario.

 
Com o tempo, surgiram as metodologias ágeis: um escopo não tão especificado assim, maior interação entre quem usa e quem desenvolve, etc. Voltou a ser como era no começo de tudo, mas com um nome mais bonito e parecendo mais sofisticado.

 


 

Como implementar
 

Na prática, o que vejo atualmente é que embora o conceito de TI bimodal seja bom, a TI não vai conseguir mudar no curto prazo. A parte ágil tem muito mais características de consultoria ou de uma área de projetos, totalmente desvinculadas de TI tradicional. A TI bimodal é um bom conceito, mas na prática só vai funcionar se a parte ágil da TI tiver características muito diferentes da TI atual. A parte ágil da TI não pode ser igual a TI.