Faça menos, viva mais

Diagnosticado com uma doença crônica, agora ele só conseguia ser produtivo 1 hora por dia. Como ser o máximo efetivo possível, em tão pouco tempo?

Less doing, more living, do autor Ari Meisel

As dicas se tornaram livro, palestras, e assim ele vem ajudando as pessoas a salvarem tempo.

Direto para algumas boas dicas:

  1. Otimizar
  2. Automatizar
  3. Terceirizar

Registrar: Registre o que você faz. Lei de Pareto. Foque nos 20% relevantes. Registrar a sua vida vai ajudar a otimizar depois.


Algumas dicas para rastrear. Há aplicativos como o Rescue Time, que ajudam a rastrear o uso da vida online.

Para saúde, o velho e bom bloco de notas. (Dica minha, Arnaldo: uma planilha Excel 365 em cloud). Anote o peso, o número de passos por dia (smartwatches ajudam), pressão arterial.

Depois, otimizar. Exemplo é a Ikea, onde cada manual é totalmente otimizado.

Cérebro externo, como One Note, Evernote (Dica Arnaldo: como sou muito desorganizado, tenho este blog como um grande bloco de notas).

Qual o melhor horário de trabalho? No que você é melhor? Quais os gargalos? Uma excelente ideia é ter rotinas, como responder e-mails somente na segunda metade da hora, ao invés de ficar respondendo toda hora.

Quanto a finanças, também tenha rastreado e em ordem. Há ferramentas como o True Bill e Bill Shark, que ajuda a fazer esse tracking.

Terceirizar trabalhos, desde pequenos até maiores. Exemplo do autor. Ele teve a ideia de criar um suporte personalizado para o Macintosh. Pagou um designer para projetar a peça, e pagou uma empresa para imprimir. Além de ter o produto final, ele usou a internet para vender a peça, tendo um modesto lucro no final.

Mensagem final do livro: Não se esqueça, o aplicativo final é a sua saúde.


Um “segredo”: nunca comprei este livro. Este é um resumo de um resumo. “Less doing, more living” é o livro grátis do dia de hoje, do Blinklist, serviço de audiolivros.

https://www.blinkist.com/

Link do livro na Amazon: https://amzn.to/3AzrEta

Veja também:

4 dicas de produtividade

Seguem algumas técnicas que utilizo. Longe de serem as únicas, mas funcionam, pelo menos para mim.

1. Energia

Uma estratégia de produtividade que uso: fazer a tarefa mais difícil, que exige maior criatividade, no momento em que tenho mais energia (das 5 às 7 da manhã). Cada um tem o sua período mais produtivo. Para alguns é mais à noite, outros, de manhã.

O resto do dia, sob reuniões, distrações diversas, utilizo para as tarefas mais burocráticas ou trabalhosas, menos criativas.

É impressionante como essas duas horas produzem mais do que o resto do dia inteiro.

2. Andar

Uma das maiores fontes de criatividade é andar.

Diversos pensadores gostavam de andar e ter ideias no processo. Albert Einstein era famoso por caminhar com Kurt Godel e discutir física. Steve Jobs fazia inúmeras “reuniões andantes”. Friedrich Nietzsche teve algumas de suas maiores inspirações (como o “Eterno Retorno”) enquanto caminhava.

Somente o ser humano anda habitualmente em duas pernas. Parece tão simples, mas o ato de andar envolve uma capacidade mental enorme: balanço, orientação, centro de gravidade… Estima-se que seja necessário fazer um bilhão de cálculos para andar. Vide https://antoniamalchik.medium.com/walking-is-central-to-human-evolution-but-nobody-knows-why-aa2577b937be.

Aliado a isso, tem um caderno de notas para escrever. Thomas Edison tinha centenas de cadernos de notas. De centenas de notas, algum coisa útil vai sair. Este post é resultado de notas antigas compiladas, por exemplo.

3. Audiobooks

Eu gosto bastante de áudio-livros. Ou andando, ou no transporte, pode ser uma alternativa muito boa, e hoje em dia, é muito fácil encontrar títulos (ex. Audible) e também tocar (qualquer celular + fone).

Outra alternativa é a de resumo de livros. Notavelmente três: Blinklist, 12 min e Instalivros. Todos eles liberam um resumo grátis por dia. Resumos têm o seu limite. Um livro profundo e complexo dificilmente será bem resumido. Mesmo assim, é uma ferramenta boa, para entender um pouco mais de algum tema e para relembrar pontos principais.

Podcasts hoje em dia substituem livros. O TED talks daily tem temas diversos. Há também conteúdo de nicho específico – gosto do Lex Fridman, que fala de tecnologias. Não ouço tanto podcasts, porque prefiro as alternativas acima.

É possível mudar a velocidade de reprodução. Qual a ideal? 2x? 1,5x?

Para mim, tem que ser compatível com a velocidade que a cabeça está girando. Se estou a mil por hora, cheio de energia, dá para colocar em 2x, concentrar e aproveitar o conteúdo. Se a cabeça está devagar, também a reprodução tem que ser mais lenta. Caso contrário, não adianta se enganar, achando que está aproveitando o conteúdo.

4. Google Alerts

Uso o Google Alerts (https://www.google.com/alerts) para cadastrar palavras-chave de temas específicos e receber e-mails diários.

Exemplo: Gosto de acompanhar o que a empresa DeepMind faz, então tem um alerta específico para ela.

Dá para especificar a língua desejada, região, frequência de e-mails (semanal, diário).

Ficam as dicas.

Estudar, Ensinar, Alavancagem e Cavalos para montar

Estudar


O meu método, para aprender sobre um assunto qualquer.

  • Estudar muito
  • Ensinar muito
  • Praticar

O “Estudar muito” é autoexplicativo.

O “Ensinar muito” pode ser ensinando do jeito tradicional mesmo, e também pode ser criando um blog para postar sobre o tema estudado. Este blog (e outros como o do Excel e de Q comp) são a aplicação disso.

O segredo é que não tem segredo. É necessário muito tempo, enorme dedicação, esforço.

Alavancagem

Você pode ser o melhor vendedor do mundo, mas tem só 24h por dia.

Uma equipe de 5 vendedores, onde cada um faz metade do que você faz individualmente, vai performar mais no total.

Isso é alavancagem.

Parceria

Você não tem que saber tudo. Vale muito mais saber profundamente um tema e fazer parcerias com quem sabe outros. É aquele velho ditado:

“Sozinho, vou mais rápido, acompanhado, chego mais longe”.

Um cavalo para montar

Um dos livros mais interessantes da década de 90 é o “Horse sense”, dos grandes autores Al Ries e Jack Trout – também muito famosos há 30 anos.

Basicamente, a mensagem é “Encontre o cavalo certo para montar”. É possível interpretar o cavalo como uma oportunidade, uma grande empresa, um grande projeto.

Por outro lado, os cavalos precisam de um bom jóquei para os guiar, assim como as oportunidades, as empresas e os grandes projetos necessitam de excelentes colaboradores para chegar aos seus objetivos.

Outro livro fantástico dessa dupla de autores é o “Marketing de guerra”, imperdível. Tem também o “Posicionamento”, tema recorrente deste espaço.

Infelizmente, são livros antigos e pode ser difícil encontrá-los. Mas seguem alguns links da Amazon.

Marketing de Guerra
https://amzn.to/3yxwrLE

Parabéns, Excel!

O MS Excel completou 35 anos no dia 30/09.

É o software de produtividade onipresente do mundo. Desde o estagiário no primeiro dia, até os diretores, todos usam o Excel de alguma forma.

Nas imagens: o Excel 1.5, o Visicalc (a primeira planilha eletrônica do mundo) e o titã Atlas segurando o mundo nas costas.

Semanalmente, eu posto dicas, problemas e alguns desafios relativos a Excel e VBA, no site a seguir.

https://ferramentasexcelvba.wordpress.com/

Fica a dica!

Eliminar o desnecessário, mesmo que seja a própria posição

Um colega meu foi contratado para uma posição de planejamento operacional. Após seis meses, a sua conclusão era de que a própria cadeira era dispensável! Uma parte do trabalho poderia ser feita pelo horizonte de planejamento superior, outra parte poderia ser automatizada.

A sua função poderia ser eliminada. E ele, faria o que?

Ora, alguém com visão e iniciativa de se autogerir a esse ponto tem uma valor inestimável em qualquer organização! Ele rapidamente começou a tocar outros projetos.

O trabalho agrega valor? Pode ser automatizado? Pode ser terceirizado para alguém que faz melhor e mais barato? É mesmo necessário?

Como diz uma frase antiga, uma máquina pode fazer o trabalho de 50 pessoas comuns. Máquina alguma pode fazer o trabalho de uma pessoa incomum.

Veja também: https://ideiasesquecidas.com/2015/05/30/muri-mura-muda/

Dica de inovação: eliminar a parte chata

Aqueles um pouquinho mais velhos lembram-se da Blockbuster.

Era uma experiência boa pegar o carro e ir à loja, sempre bonita, com a namorada, escolher um filme para o fim de semana. Tinha até pipoca para microondas e doces, como uma sala de cinema.

A parte ruim era devolver o DVD no dia seguinte. Desviar o rumo do trabalho ou da escola, perder meia hora de um dia cheio só para entregar o filme de volta…

Assistir o DVD é legal, devolver o DVD é chato.

Tem uma empresa americana que atacou a parte chata do problema. Que tal só devolver quando fosse pegar outro? E se a cobrança fosse por mensalidade?

A empresa é a Netflix, a mesma que hoje é onipresente. Ela demorou muitos anos para dar certo, porém, a mentalidade inovadora existia desde o começo.

Fazer compras é legal. Ficar numa fila enorme, para pagar, é chato. Que tal acabar com as filas? A Apple Store não tem fila. Qualquer atendente pode finalizar a compra.

Ficar entrando em diversos sites de companhias aéreas e hotéis para combinar opções de voos, horários e tarifas é chato. Os sites do tipo Decolar.com, que aglomeram informações, atacam este problema.

No cotidiano: Tarefas repetitivas são chatas. Hoje em dia, há softwares de automação de processos (RPA) que podem fazer a mesma tarefa em segundos.

Tarefas burocráticas são chatas. Que tal perguntar se são mesmo necessárias, ou sugerir mudança de procedimento?

Reuniões são chatas. Todas elas realmente precisam da sua presença?

Receber um e-mail com textão mal escrito é chato. Que tal caprichar na comunicação?

Todas as vezes que você se deparar com algo chato, lembre-se: eis uma grande oportunidade!

Um poeminha para fechar: Opportunity, de Berton Braley
https://www.poemhunter.com/poem/opportunity-43/

Sobre a história da Netflix:

https://www.bbc.com/portuguese/geral-38348864

O método Pomodoro

Uma dica para a quarentena: o método Pomodoro.

Nesta quarentena forçada, um dos maiores desafios é manter o foco em meio a inúmeras distrações (filhos, snacks, Twitter, e-mail, etc).

O método Pomodoro é muito simples. É inspirado num timer de cozinha, daqueles que podem vir na forma de um tomate.

Coloque o timer num tempo razoável (digamos, 25 minutos), e defina a tarefa a ser realizada neste tempo – um trabalho grande deve ser dividido em pedaços exequíveis no intervalo.

Acione o timer e foque em realizar a tarefa proposta. É proibido fazer outra coisa nos 25 minutos.

Quanto o timer zerar, faça um intervalo.

Para quem não tem um timer, há apps e cronômetro do celular.

Fiz um timer simples em Excel, se alguém preferir esta opção. Link para download: Timer.xlsb

Links:

A Meta – de Eliyahu Goldratt

Ganhei este livro do CEO da Klabin, Cristiano Teixeira, e gostaria de compartilhar aqui a indicação.

O livro “A Meta” é um clássico da administração. Diferente dos livros tradicionais, este ensina conceitos numa narrativa em forma de ficção. Alex Rogo é o gerente de uma fábrica em dificuldades, prestes a ser fechada por conta de péssimos resultados. Algumas frases:

Esta fábrica tem 4 níveis de prioridade: quente, muito quente, incandescente e faça AGORA!

(Quando o diretor ligou para a sua casa e ele não atendeu) Devido às circunstâncias, não posso dizer que tenho uma vida pessoal.

A cada seis meses a matriz aparece com um novo programa que é a nova panaceia para nossos problemas.

Eu costumava achar que trabalhar duro poderia resolver qualquer coisa.

Ele encontra um mentor, que guia em sua jornada:

(Após dizer que robôs tinham aumentado a produtividade de uma área). É mesmo, 36%? Então quer dizer que a sua empresa está ganhando 36% a mais com a instalação de alguns robôs?

Qualidade e eficiência são belas palavras. Entretanto, porque a Douglas não continuou fabricando o ótimo DC-3 para sempre?

A fábrica não foi construída para ter prejuízo. A empresa existe para ganhar dinheiro.

Estas e outras considerações fazem parte da Teoria das Restrições, explicada no livro.

Produtividade

A produtividade faz a diferença no final das contas, tanto na performance individual quanto na performance de uma nação. Quatro frases sobre produtividade:

“Quem produz duas espigas de milho, duas lâminas de grama, num espaço de terra onde apenas uma havia sido plantada antes, é mais merecedor da humanidade do que toda as raças de políticos juntas” – Jonathan Swift, As viagens de Gulliver.

“Sempre há espaço no mundo para aqueles que produzem mais do que recebem” – Napoleon Hill, escritor.

“É difícil bater quem nunca desiste” – Babe Ruth, lenda do baseball.

“Não há nada mais improdutivo do que fazer com grande eficiência algo que nem deveria ter sido feito” – Peter Drucker, o pai da Administração.

O importante não é estar o dia todo ocupado, mas sim ser muito produtivo no período de tempo em que estiver ocupado.

Peter Drucker em 40 frases

Peter F. Drucker nasceu na Áustria, em 1909. É considerado o fundador da Administração moderno. Em 95 anos de vida, escreveu mais de 30 livros e dezenas de artigos de profunda sabedoria.

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Apresento aqui algumas de suas ideias, em mais ou menos 40 frases.

 


Planejamento

Planejamento de longo prazo não tem relação com decisões futuras, mas com o futuro das decisões presentes.

O melhor jeito de prever o futuro é criando-o.

A única coisa que sabemos sobre o futuro é que será muito diferente do que imaginamos.

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Sobre reuniões

Ou você trabalha ou você se reúne. Não é possível fazer as duas coisas ao mesmo tempo.

Reuniões demais são sintomas de uma má administração.


 

Eficácia

Não há nada mais inútil do que fazer com grande eficiência algo que não deveria ser feito.

Ser eficaz é mais importante do que ser eficiente. Fazer a coisa certa é mais importante do que fazer certo alguma coisa.

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Inovação
Se você quer algo novo, tem que parar de fazer o velho.

Inovação é o instrumento específico do empreendedor. É o ato de dotar recursos com nova capacidade para criar riqueza.

O que é possível de ser medido é possível de ser melhorado.

Pratique o abandonamento sistemático. As coisas ficam obsoletas. Se for para serem superadas, que sejam por você mesmo.

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Conhecimento

O conhecimento deve ser aperfeiçoado, desafiado e aumentado continuamente, ou desaparece.

O computador é um imbecil.

O mais importante na comunicação é ouvir o que não foi dito.

Quando um assunto se torna completamente obsoleto, ele vira matéria obrigatória na faculdade.

O conhecimento e a informação são os recursos estratégicos para o desenvolvimento de qualquer país. Os portadores destes recursos são as pessoas.

Prepare-se para passar a vida toda estudando.

Opiniões contrárias dão alternativas, estimulam a imaginação e ajudam a desafiar ideias pré concebidas. Encoraje opiniões contrárias.

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Pontos fortes e fracos

Resultados são obtidos explorando oportunidades, e não resolvendo problemas.

É muito mais fácil ir de uma performance de primeira classe para uma de excelência do que sair da incompetência para o mediocridade.

Conheça os seus pontos fortes. Aplique-o em áreas onde você possa contribuir. Assegure que os valores da empresa sejam compatíveis com os seus.

O sucesso vem para aqueles que conhecem a si mesmo. Trabalhadores do conhecimento devem ser os seus próprios CEOs.

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Administração

Muito do que chamamos de gerenciamento consiste em dificultar o trabalho das pessoas.

Executivos devem à organização e aos colegas não tolerar indivíduos que não performam em trabalhos importantes.

Nenhuma instituição sobrevive se precisa de gênios ou de super-homens para administrá-la. Ela deve ser organizada de forma que possa ser gerenciada por seres humanos médios.

Gerenciamento é substituir músculos por cérebro, folclore por conhecimento, e força por cooperação.
O propósito de uma empresa é de criar um cliente.


 

Coragem

Para todo empreendimento de sucesso, alguém, algum dia, teve que ter um ato de coragem.

Pessoas que não assumem riscos em geral cometem dois grandes erros por ano. Pessoas que assumem riscos geralmente cometem dois grandes erros por ano.

Existe o risco que você não pode correr, e o risco que você não pode deixar de correr.

 

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Ação
Planos são apenas boas intenções a menos que sejam imediatamente postos em prática.

Ideias não movem montanhas. São as escavadeiras que o fazem. Ideias devem ser executadas para surtirem efeito.


 

Tempo
O tempo é o recurso mais escasso do ser humano e a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado.

Conheça o seu tempo.


 

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Liderança

Administração é fazer certo as coisas. Liderança é fazer as coisas certas.

Liderança efetiva não é fazer discursos ou ser querido, liderança é definida por resultados e não por atributos.

Muitas discussões sobre a tomada de decisão assumem que apenas executivos sêniores tomam decisões. Este é um erro perigoso.

Posição não confere privilégios ou poderes. Posição impõe responsabilidade.

A produtividade do trabalho não é responsabilidade do trabalhador, mas do administrador.

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Perguntas

O que deve ser feito?
Qual é o correto?
Como posso contribuir?


 

É óbvio

Dizem que muito do que falo é óbvio. Mas se é tão óbvio, por que ninguém disse isso antes? E por que ninguém pratica?

 


Segunda-feira

O que você vai fazer de diferente na segunda-feira, após ler este texto?

Como tornar uma aula mais produtiva

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Uma aula, livro ou curso pode ter um bom conteúdo e boas ideias. Mas a coisa mais comum do mundo é esta boa ideia se perder logo após o final da aula ou do livro.
 

Uma dica para evitar isto: separe uma folha de papel e escreva nela uma lista de tarefas.
Vá colocando nesta todas as ações que você quer aplicar. E, no dia seguinte, cumpra a lista de tarefas.
 

Sempre é preciso um esforço consciente para aprender algo novo ou mudar um hábito velho. Depois de aplicar a ideia muitas e muitas vezes, esta se torna o novo hábito, e não precisa mais ficar relembrando. Se não transformar a ideia em ação, hoje, agora, esta vai ficar para sempre como apenas uma boa ideia.


 
Exercício: Anote numa folha de papel dois hábitos simples que você queira melhorar, como dizer um “Bom dia” verdadeiro ou ignorar o celular quando conversando cara a cara com alguém. Comece a praticar imediatamente.