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Eficiência, eficácia e pré-configurações

Em por Arnaldo Gunziem AdministraçãoDeixe um comentário

Pensei numa analogia interessante entre câmeras e eficácia.

A câmera de um bom celular tem várias pré-configurações. Modo panorama, para tirar fotos abertas. Um modo retrato, para focar em uma pessoa a 2 metros de distância (e uma IA para identificar pessoas). Modo noturno, especialista em tirar fotos à noite.

Além dos modos pré-configurados, existe uma opção manual: ajuste de foco, ISO e outras opções avançadas.

As configurações pré-programadas existem para serem rápidas e, ainda assim, muito boas. O usuário não tem que entender nada mais profundo, bastam algumas poucas decisões, e pronto, ele terá uma foto de excelente qualidade.

O modo manual existe para aqueles que entendem muito de fotografia. Imagine uma situação nova, que não se encaixa em nenhuma das pré-configurações. O especialista vai saber encaixar os parâmetros e tirar uma foto num nível superior ao que seria possível somente com situações pré-programadas.

O outro lado: se ele não souber o que está fazendo, a foto ficará pior do que a pré-configurada.

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Quem deve ser eficiente e eficaz numa organização?

Citando o pai da Administração, Peter Drucker:

– Eficiência é fazer bem algum trabalho.
– Eficácia é saber qual é o trabalho a ser realizado.

Numa empresa, o pessoal operacional deve ser extremamente eficiente: dominar a tarefa que lhe é atribuída, fazer rapidamente e muito bem algo rotineiro. É como a fotografia com pré-configurações. Ou um robô, que executa com perfeição e velocidade uma única tarefa.

Já a camada gerencial deve ser eficaz: saber o que deve ser feito, qual a coisa correta a fazer. Saber quando as pré-configurações devem ser mudadas. É quem consegue fazer diferente, inovar para melhor. É quem manda nos robôs.

A exemplo da fotografia, se o gestor não souber o que está fazendo, também pode pôr abaixo os resultados do trabalho…

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Três frases correlatas:

“Não há nada mais inútil do que fazer com grande eficiência algo que não deveria ser feito” – Peter Drucker

“Os homens que podem gerenciar outros homens administram os homens que só podem gerenciar as coisas. Os homens que podem gerenciar o dinheiro gerenciam tudo.” – Will Durant

“O que você vai fazer de diferente na segunda-feira, após ler este post?” – lição de casa, inspirada em Drucker.

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Veja também:

https://ideiasesquecidas.com/2014/05/09/effective-executive-parte-1/

https://ideiasesquecidas.com/2021/03/14/licoes-da-historia-will-durant/

​ Três táxis em duas cidades

Em por Arnaldo Gunziem Administração, Inovação2 Comentários

Hoje tomei três táxis (ou uber) em duas cidades diferentes.
 

Com dois dos três motoristas, eu informei a minha localização, o destino desejado, e chamei o carro. Disse “Bom dia” ao motorista e só.

 

O motorista apenas seguiu a indicação do Waze, Gmaps ou equivalente. Chegamos sem maiores problemas e nem precisei desembolsar dinheiro, pois foi no cartão de crédito.

 

O motorista não precisou saber o destino. Não precisou traçar o melhor caminho. Não precisou nem conversar comigo. Ele foi apenas um autômato humano conduzindo o carro. Tal situação era impensável, há alguns poucos anos.

 

Lamento informar que, em poucas décadas, nem isso ele precisará fazer. Com muita probabilidade, os carros autônomos farão este papel.

 

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O terceiro motorista também começou com um “Bom dia”. Mas este não usou GPS. Disse que o caminho normal tinha muito trânsito, e foi por um alternativo. Deu uma volta imensa, maior do que o necessário. Talvez tivesse sido por ignorância do melhor caminho. Talvez má fé. Mas, de qualquer forma, tenho convicção de que ele “perderia” para o Waze, ou seja, inteligência humana perdendo para algoritmos computacionais.

 

Como ficarão os empregos do futuro? Hoje, há uma quantidade gigantesca de pessoas trabalhando com transporte de pessoas e de cargas, mas os tempos estão mudando.

 

Há uma quantidade maior ainda de pessoas trabalhando em empregos de escritório que são rotineiros, e portanto, passíveis de serem substituídos por algo minimamente (ou artificialmente) inteligente.

 

Tudo o que é puramente mecânico, como apertar parafusos, já foi substituído por máquinas. Agora, tudo o que é rotineiro, repetitivo, e envolve pouca decisão humana tende a ser substituído por softwares.

 

Há uma série de economistas, como George Zarkadakis e Tyler Cowen, que apontam para um aumento da desigualdade econômica. No futuro, cada vez menos pessoas terão capacidade de fazer o seu salário valer o valor adicionado ao produto ou serviço. Os poucos que conseguirem serão tremendamente mais produtivos que hoje. E haverá uma massa cada vez maior de “perdedores” deste jogo, que terão que se contentar em empregos em serviços (cabeleireiro, jardineiro, padeiro), que são muito difíceis para uma máquina e também são economicamente inviáveis de serem substituídos.

 

Bom, ninguém sabe exatamente como vai ser o futuro, mas podemos nos precaver de cenários possíveis.

 

As máquinas (ainda) não conseguem substituir a criatividade e a eficácia. Alguém precisa dizer a elas o que deve ser feito, e como ser feito, para que elas simplesmente façam com eficiência. As máquinas são mais eficientes do que o ser humano em fazer  muito bem a mesma coisa. Mas os seres humanos são e serão, por um bom tempo, mais eficazes.

 

E como ser mais eficaz? Estudando muito, trabalhando muito (e com qualidade), buscando aperfeiçoamento contínuo, questionando tudo, lendo os artigos deste blog – não há uma fórmula perfeita.

 

Quem sabe, daqui a uns 15 anos, eu entre num táxi, com uma identificação via smartphone, com a rota escolhida pelo Waze. E eu nem precise mais falar “Bom dia”…

 

Trilha sonora: Bob Dylan, “Os tempos estão mudando” – “The times they’re a-changing”.

Peter Drucker em 40 frases

Em por Arnaldo Gunziem Administração, ResumosDeixe um comentário

Peter F. Drucker nasceu na Áustria, em 1909. É considerado o fundador da Administração moderno. Em 95 anos de vida, escreveu mais de 30 livros e dezenas de artigos de profunda sabedoria.

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Apresento aqui algumas de suas ideias, em mais ou menos 40 frases.

 

Planejamento

Planejamento de longo prazo não tem relação com decisões futuras, mas com o futuro das decisões presentes.

O melhor jeito de prever o futuro é criando-o.

A única coisa que sabemos sobre o futuro é que será muito diferente do que imaginamos.

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Sobre reuniões

Ou você trabalha ou você se reúne. Não é possível fazer as duas coisas ao mesmo tempo.

Reuniões demais são sintomas de uma má administração.

 

Eficácia

Não há nada mais inútil do que fazer com grande eficiência algo que não deveria ser feito.

Ser eficaz é mais importante do que ser eficiente. Fazer a coisa certa é mais importante do que fazer certo alguma coisa.

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Inovação
Se você quer algo novo, tem que parar de fazer o velho.

Inovação é o instrumento específico do empreendedor. É o ato de dotar recursos com nova capacidade para criar riqueza.

O que é possível de ser medido é possível de ser melhorado.

Pratique o abandonamento sistemático. As coisas ficam obsoletas. Se for para serem superadas, que sejam por você mesmo.

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Conhecimento

O conhecimento deve ser aperfeiçoado, desafiado e aumentado continuamente, ou desaparece.

O computador é um imbecil.

O mais importante na comunicação é ouvir o que não foi dito.

Quando um assunto se torna completamente obsoleto, ele vira matéria obrigatória na faculdade.

O conhecimento e a informação são os recursos estratégicos para o desenvolvimento de qualquer país. Os portadores destes recursos são as pessoas.

Prepare-se para passar a vida toda estudando.

Opiniões contrárias dão alternativas, estimulam a imaginação e ajudam a desafiar ideias pré concebidas. Encoraje opiniões contrárias.

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Pontos fortes e fracos

Resultados são obtidos explorando oportunidades, e não resolvendo problemas.

É muito mais fácil ir de uma performance de primeira classe para uma de excelência do que sair da incompetência para o mediocridade.

Conheça os seus pontos fortes. Aplique-o em áreas onde você possa contribuir. Assegure que os valores da empresa sejam compatíveis com os seus.

O sucesso vem para aqueles que conhecem a si mesmo. Trabalhadores do conhecimento devem ser os seus próprios CEOs.

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Administração

Muito do que chamamos de gerenciamento consiste em dificultar o trabalho das pessoas.

Executivos devem à organização e aos colegas não tolerar indivíduos que não performam em trabalhos importantes.

Nenhuma instituição sobrevive se precisa de gênios ou de super-homens para administrá-la. Ela deve ser organizada de forma que possa ser gerenciada por seres humanos médios.

Gerenciamento é substituir músculos por cérebro, folclore por conhecimento, e força por cooperação.
O propósito de uma empresa é de criar um cliente.

 

Coragem

Para todo empreendimento de sucesso, alguém, algum dia, teve que ter um ato de coragem.

Pessoas que não assumem riscos em geral cometem dois grandes erros por ano. Pessoas que assumem riscos geralmente cometem dois grandes erros por ano.

Existe o risco que você não pode correr, e o risco que você não pode deixar de correr.

 

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Ação
Planos são apenas boas intenções a menos que sejam imediatamente postos em prática.

Ideias não movem montanhas. São as escavadeiras que o fazem. Ideias devem ser executadas para surtirem efeito.

 

Tempo
O tempo é o recurso mais escasso do ser humano e a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado.

Conheça o seu tempo.

 

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Liderança

Administração é fazer certo as coisas. Liderança é fazer as coisas certas.

Liderança efetiva não é fazer discursos ou ser querido, liderança é definida por resultados e não por atributos.

Muitas discussões sobre a tomada de decisão assumem que apenas executivos sêniores tomam decisões. Este é um erro perigoso.

Posição não confere privilégios ou poderes. Posição impõe responsabilidade.

A produtividade do trabalho não é responsabilidade do trabalhador, mas do administrador.

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Perguntas

O que deve ser feito?
Qual é o correto?
Como posso contribuir?

 

É óbvio

Dizem que muito do que falo é óbvio. Mas se é tão óbvio, por que ninguém disse isso antes? E por que ninguém pratica?

 

Segunda-feira

O que você vai fazer de diferente na segunda-feira, após ler este texto?

Uma única lição sobre administração

Em por Arnaldo Gunziem AdministraçãoDeixe um comentário
Se este Blog pudesse transmitir uma única lição aos seus leitores, esta lição seria sobre a importância de ser Eficaz.

 

Eficácia e Eficiência são duas palavras muito parecidas, mas com conceitos bastante diferentes. Saber a diferença entre elas pode resultar no sucesso ou no fracasso de um projeto, no trabalho útil ou em seguir ordens que não levam a nada.
 

Qual a diferença entre eficácia e eficiência?

 

– Eficácia é saber qual é o trabalho a ser realizado.
– Eficiência é fazer bem algum trabalho.

 

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Embora a eficiência seja importante, a eficácia é dezenas de vezes mais importante.
 

Eficácia
Eficácia é parar para pensar e tentar responder a duas perguntas. O que deve ser feito? O que é o correto?

 

Ser Eficaz é fazer um trabalho que realmente agregue valor ao cliente. Não é o número de horas trabalhadas que importa, mas sim o resultado útil que saiu deste trabalho.
 

Exemplos

 

Eficiência é padronizar trabalho, de modo que o conhecimento fique explícito ao processo, e todos o possam executar da mesma maneira. Eficácia é analisar se o trabalho realizado realmente é o que interessa à pessoa que vai receber o resultado.

 

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Eficiência é vender exatamente o que o cliente pediu, nos prazos e na qualidade desejada. Eficácia é entregar o que realmente vai resolver o problema dele, mesmo que ele tenha pedido algo diferente, ou que seja mais barato do que ele tenha pedido. Não é porque o cliente pediu algo que o administrador deve dar isto, até porque o cliente pode não ter tanto conhecimento. Além de ser um vendedor, também ser um consultor. Hoje em dia isto tem até um nome, o Vendedor Consultivo.

 

O digitador mais rápido do mundo é muito eficiente, porque entrega um ótimo trabalho em menos tempo e com menos erros do que os outros. Mas isto não quer dizer que ele seja eficaz, se o que estiver digitando não servir para nada.

 

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Note que o melhor digitador do mundo pode ser substituído por uma máquina, um scanner, ou um macaco treinado. O vendedor pode ser substituído por um catálogo e tecnologia de venda on-line. E o processo automatizado pode ser feito por uma rotina computacional, ou pode ser terceirizado para ser feito por um indiano que recebe um terço do salário.

 

Mas o escritor que dita o trabalho, o Vendedor que também presta consultoria e o administrador que cria os processos não podem ser substituídos por máquina alguma, porque são eles é que programam as máquinas. Máquinas não tem criatividade.
 

Uma última analogia, com o esporte de tiro ao alvo. Eficácia é ter um tiro com uma média próxima ao alvo, independente do desvio padrão. Eficiência é ter um desvio padrão baixo, independente do tiro estar acertando ou não ao alvo.

 

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Primeiro deve-se ter a eficácia de conhecer  o alvo a ser atingido e descobrir o caminho para chegar até lá. Depois, vem a padronização, a melhoria, o ganho de eficiência.
 

TI Bimodal

 

 

Em termos da ideia de TI bimodal, primeiro é o modo rápido, da prototipagem e da adequação de processos – o modo eficaz. Depois, é o modo pesado, dos padrões fixos, estruturados, robustos – o modo eficiente.
 

 

São conceitos simples, mas é impressionante a quantidade de projetos furados e trabalhos que não agregam valor, focando a eficiência de projetos não eficazes.

 

Antes de fazer algum trabalho porque alguém mandou, que tal perguntar: qual o problema a ser resolvido? O que estou fazendo vai ajudar? O que mais deve ser feito? Este processo realmente precisa existir?

 

Eficácia é fazer a coisa certa, e eficiência é fazer certo alguma coisa, segundo o Mestre Peter Drucker.

 
Arnaldo Gunzi
Set 2015
 
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Lição de casa, também inspirada em Drucker: o que você vai fazer de diferente na segunda-feira, após ler este post?
 

Leitura recomendada:

Livro: O Gestor Eficaz

Livro: Introdução à Administração