Por que você está fazendo isto?

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Há trabalhos de consultoria em que gasto dezenas de horas mas que não dão resultado efetivo algum. Por outro lado, há trabalhos em que o gasto de tempo é quase nulo, mas que dão muito resultado.

 
Um bom começo é fazer a seguinte pergunta para o operário, analista: “Por que você está fazendo isto?” “Para que serve?”, “Quem recebe esta informação vai fazer o que com isto?”

 
Dois exemplos reais:

 
1 – Um dia, eu estava vendo o operador de uma balança trabalhar. O produto chegava por uma esteira rolante. Ele pesava o produto, registrava o peso e a identificação do produto no sistema de registro da produção da fábrica.
Até aí, tudo bem.
 

Mas, depois de registrar no sistema, ele preenchia à mão, uma fichinha em papel, com a identificação do produto, peso, etc.

 
Eu: Por que você preenche à mão, sendo que já lançou no sistema a mesma informação?
Operador: Não sei, só sei que me mandaram fazer isto.

 
Esperei um outro turno, para fazer a mesma pergunta.
Eu: Para que você preenche a ficha a mão, e para que serve isto?
Operador 2: Sempre foi feito assim, e serve só para ficar arquivado.
Eu: E se acabássemos com esta ficha?
Operador 2: Eu daria graças a deus!

 
Fui falar com o coordenador:
Eu: Por que eles preenchem a ficha a mão?
Coordenador: Deve ter sido para um controle que precisamos fazer há tempos atrás. Mas hoje não precisamos mais disto. Vou mandar eles pararem.

 
Voltei dois dias depois, e, realmente, ninguém mais perdia tempo preenchendo à mão uma ficha inútil e desnecessária.
 
 

2 – Tinha um analista que preenchia uma série de informações de produção no sistema. Depois, imprimia um monte de instruções em um papel, e saía distribuindo o mesmo para os operadores da máquina.
 

Eu: Por que você imprime um monte de papel e distribui a mão? Não seria mais lógico colocar tudo no sistema?
(Depois de dezenas de explicações preliminares…)
Analista: É porque o sistema não tem o campo “observações do cliente”. Se tivesse, daria para colocar a mesma informação que vai impressa no papel para orientar o operador da máquina.
 

Eu: Então é só pedir para a TI colocar este campo?
Analista: Sim.
Eu: Então vou falar com fulano e pedir para colocar o campo.

 
Duas semanas depois, a impressão em papel com informações paralelas acabou, assim como o desperdício de tempo em redigir, imprimir e distribuir para todas as máquinas um papel com “observações do cliente”.
 

E é surpreendente como as pessoas não sabem o que estão fazendo, não sabem quais informações que geram é realmente útil para os outros, e quais informações que não geram poderiam ser úteis. E basta uma pergunta: “Por que você está fazendo isto?”

 

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